Personvernerklæring
Oppdatert 3. oktober 2026
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Rustravel Oy behandler personopplysninger på viisumit.fi og ved håndtering av visumbestillinger, inkludert skjemaet for visumsøknadens opplysninger som fylles ut på nett.
Behandlingsansvarlig
Rustravel Oy, org.nr. 1743918-3, Tehtaankatu 12, Helsingfors. Kontakt: info@viisumit.fi, +358 40 350 7428. Rustravel Oy er behandlingsansvarlig både for viisumit.fi og for tjenesten leima.rustravel.fi som brukes til å håndtere bestillinger.
Kontaktskjema
Via kontaktskjemaet på viisumit.fi samler vi inn opplysningene du oppgir: navn, e-post, telefonnummer, tjenesten du spør om, destinasjonsland og meldingen din. Sammen med meldingen lagrer vi også som tekniske opplysninger siden skjemaet ble sendt fra, øktens landingsside og besøkets referansedomene. Opplysningene slettes senest innen 12 måneder. Ingen dokumenter eller fødselsnumre sendes via dette nettstedet.
Skjema for visumsøknadens opplysninger
Når du bestiller en visumtjeneste, får du en lenke til din bestillingsside på leima.rustravel.fi. Skjemaet der spør etter opplysningene den offisielle visumsøknaden krever: person- og passopplysninger inkludert passnummer, reisens detaljer samt de arbeids-, utdannings- og familieopplysningene destinasjonslandets skjema krever. På samme side kan du levere dokumentene søknaden trenger, som passkopi og visumfoto. Opplysninger og filer lagres i EU.
Sensitive opplysninger
Enkelte lands offisielle skjemaer stiller også sensitive spørsmål: for eksempel inneholder Indias og Kinas søknader spørsmål om blant annet religion, helse, kriminell bakgrunn og medlemskap i organisasjoner. Vi stiller disse spørsmålene bare fordi destinasjonslandets skjema krever dem, og bare med ditt uttrykkelige samtykke. Svarene lagres atskilt fra resten av søknaden og slettes senest innen en måned.
Formål og utlevering til destinasjonslandets myndighet
Vi behandler søknadens opplysninger for ett formål: å forberede visumsøknaden din og levere den til destinasjonslandets myndighet. Å utlevere opplysningene til ambassaden, konsulatet eller visumsenteret er altså kjernen i tjenesten, og mottakeren kan befinne seg utenfor EU. Vi utleverer bare det destinasjonslandets skjema krever. Vi selger aldri opplysningene dine og deler dem ikke til markedsføring.
Behandlingsgrunnlag
Bestillingens opplysninger behandler vi for å oppfylle avtalen. Å sende inn skjemaet krever ditt samtykke, og behandling av sensitive opplysninger krever det uttrykkelige samtykket du gir i skjemaet. Kontaktforespørsler besvarer vi ut fra vår berettigede interesse. Du kan trekke samtykket tilbake ved å kontakte oss. Tilbaketrekkingen påvirker ikke en søknad som allerede er levert til myndigheten.
Forespørsel om vurdering
Når oppdraget ditt er avsluttet, kan vi sende én e-post der vi ber om en vurdering på Google, og høyst én påminnelse. Alle kunder får den samme forespørselen, og det gis ingen belønning for en vurdering. Vi bruker bare e-postadressen din, språket ditt og opplysningen om hvilken tjeneste du brukte, og vi sender ingen opplysninger om deg til Google. Det rettslige grunnlaget er vår berettigede interesse i å få tilbakemelding på tjenesten vår. Du kan reservere deg mot disse meldingene via lenken i meldingen eller ved å kontakte oss.
Lagringstider
Vi sletter opplysninger og dokumenter automatisk: passkopier etter 24 måneder, visumfoto etter 6 måneder, søknadsopplysninger etter 24 måneder, fullmakter og avtaler etter 24 måneder samt vitnemål og øvrige dokumenter etter 12 måneder. En kopi av et innvilget visum oppbevares til passet utløper, likevel høyst 10 år, slik at vi kan sende en kopi på forespørsel og tidligere visum er kjent ved neste søknad. Sensitive tilleggsopplysninger slettes senest innen en måned. En privatkundes kontaktopplysninger (navn, e-post, telefonnummer, servicespråk) og de reisendes navn anonymiseres 5 år etter at siste oppdrag ble avsluttet, slik at en tilbakevendende kunde kan gjenkjennes. Bedriftskunders opplysninger er ikke personopplysninger, og fakturaopplysninger som regnskapsloven krever oppbevares i regnskapet i dets lovbestemte perioder. Lagringen av søknadsopplysninger og passkopier i 24 måneder finnes for at en tilbakevendende kundes nye søknad kan ta utgangspunkt i den forrige.
Tjenesteleverandører
Vi bruker følgende leverandører i behandlingen: Supabase (database og fillagring, EU/Irland), Vercel (drift av nettstedet), Resend (utsending av e-post) og Shopify (bestillinger og betalinger). De behandler opplysninger på våre vegne i henhold til databehandleravtaler.
Informasjonskapsler og analyse
Nettstedet setter ingen ikke-nødvendige informasjonskapsler før du godtar dem. Besøksanalyse (Google Analytics) starter først etter godkjenning, og reklamekapsler brukes aldri. Kartinnbyggingen på kontaktsiden lastes også først etter godkjenning. Å avslå er like enkelt som å godta, og valget ditt lagres i din egen nettleser.
Dine rettigheter
Du har rett til innsyn i opplysningene dine, til å be om retting eller sletting, til å begrense behandlingen og til å trekke tilbake samtykket ditt. Kontakt: info@viisumit.fi. Vi sletter opplysninger på forespørsel med mindre loven krever at vi beholder dem.
Klagerett
Hvis du mener at opplysningene dine behandles ulovlig, kan du klage til det finske datatilsynet (tietosuoja.fi).