Tietosuojaseloste
Päivitetty 3.10.2026
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Rustravel Oy käsittelee henkilötietoja viisumit.fi-sivustolla ja viisumitilausten hoitamisessa, mukaan lukien verkossa täytettävä viisumihakemuksen esitietolomake.
Rekisterinpitäjä
Rustravel Oy, Y-tunnus 1743918-3, Tehtaankatu 12, Helsinki. Yhteydenotot: info@viisumit.fi, 040 350 7428. Rustravel Oy on rekisterinpitäjä sekä viisumit.fi-sivustolla että tilausten hoitamisessa käytettävässä leima.rustravel.fi-palvelussa.
Yhteydenottolomake
Viisumit.fi-sivuston yhteydenottolomakkeella keräämme antamasi tiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero, palvelu jota tiedustelet, kohdemaa ja viesti. Viestin mukana tallennamme teknisinä tietoina myös sivun, jolta lomake lähetettiin, istunnon saapumissivun ja liikenteen lähteen verkkotunnuksen. Lomakkeen tiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua. Tämän sivuston kautta ei lähetetä asiakirjoja eikä henkilötunnuksia.
Viisumihakemuksen esitietolomake
Kun tilaat viisumipalvelun, saat linkin tilauskohtaiselle sivulle osoitteessa leima.rustravel.fi. Siellä täytettävä esitietolomake kysyy viralliseen viisumihakemukseen tarvittavat tiedot: henkilö- ja passitiedot passin numero mukaan lukien, matkan tiedot sekä kohdemaan lomakkeen vaatimat työ-, koulutus- ja perhetiedot. Samalla sivulla voit toimittaa hakemukseen tarvittavat asiakirjat, kuten passikopion ja viisumikuvan. Tiedot ja tiedostot tallennetaan EU-alueelle.
Arkaluonteiset tiedot
Eräiden maiden viralliset lomakkeet kysyvät myös arkaluonteisia tietoja: esimerkiksi Intian ja Kiinan hakemuksissa on kysymyksiä muun muassa uskonnosta, terveydestä, rikostaustasta ja järjestöjäsenyyksistä. Kysymme näitä vain siksi, että kohdemaan lomake vaatii ne, ja vain nimenomaisella suostumuksellasi. Vastaukset tallennetaan erilleen muusta hakemuksesta ja poistetaan viimeistään yhden kuukauden kuluttua.
Käyttötarkoitus ja luovutus kohdemaan viranomaiselle
Käsittelemme hakemuksen tietoja yhteen tarkoitukseen: viisumihakemuksesi valmisteluun ja jättämiseen kohdemaan viranomaiselle. Tietojen luovuttaminen suurlähetystölle, konsulaatille tai viisumikeskukselle on siis palvelun ydin, ja vastaanottaja voi sijaita EU:n ulkopuolella. Luovutamme vain kohdemaan lomakkeen vaatimat tiedot. Emme myy tietojasi emmekä luovuta niitä markkinointiin.
Käsittelyperusteet
Toimeksiannon tietoja käsittelemme sopimuksen täyttämiseksi. Esitietolomakkeen lähettäminen edellyttää suostumusta, ja arkaluonteisten tietojen käsittely nimenomaista suostumusta, jonka annat lomakkeella. Yhteydenottoihin vastaamme oikeutetun edun perusteella. Voit peruuttaa suostumuksesi ottamalla yhteyttä. Peruutus ei vaikuta jo kohdemaan viranomaiselle jätettyyn hakemukseen.
Palautepyyntö
Kun toimeksiantosi on päättynyt, voimme lähettää yhden sähköpostin, jossa pyydämme arviota Googlessa, ja enintään yhden muistutuksen. Pyyntö lähtee jokaiselle asiakkaalle samalla tavalla, eikä arviosta anneta palkkiota. Käytämme vain sähköpostiosoitettasi, asiointikieltäsi ja tietoa siitä, mitä palvelua käytit, emmekä lähetä Googlelle tietoja sinusta. Käsittelyperuste on oikeutettu etumme saada palautetta palvelustamme. Voit kieltää nämä viestit viestin linkistä tai ottamalla yhteyttä.
Säilytysajat
Poistamme tiedot ja asiakirjat automaattisesti: passikopiot 24 kuukauden, viisumikuvat 6 kuukauden, hakemustiedot 24 kuukauden, valtakirjat ja sopimukset 24 kuukauden sekä tutkintotodistukset ja muut asiakirjat 12 kuukauden kuluttua. Myönnetyn viisumin kopio säilytetään passin voimassaolon päättymiseen asti, kuitenkin enintään 10 vuotta, jotta voimme toimittaa kopion pyynnöstä ja aiemmat viisumit ovat tiedossa seuraavaa hakemusta varten. Arkaluonteiset lisätiedot poistetaan viimeistään yhden kuukauden kuluttua. Yksityisasiakkaan yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, asiointikieli) ja matkustajien nimet anonymisoidaan 5 vuoden kuluttua viimeisen toimeksiannon päättymisestä, jotta palaava asiakas tunnistetaan. Yritysasiakkaiden tiedot eivät ole henkilötietoja, ja kirjanpitolain vaatimat laskutiedot säilyvät kirjanpidossa sen määräajat. Hakemustietojen ja passikopioiden 24 kuukauden säilytys perustuu siihen, että toistuvan asiakkaan uusi hakemus voidaan pohjata edelliseen.
Palveluntarjoajat
Käytämme tietojen käsittelyssä seuraavia palveluntarjoajia: Supabase (tietokanta ja tiedostojen säilytys, EU/Irlanti), Vercel (sivustojen ylläpito), Resend (sähköpostien lähetys) ja Shopify (tilaukset ja maksut). Ne käsittelevät tietoja lukuumme tietojenkäsittelysopimusten mukaisesti.
Evästeet ja analytiikka
Sivusto ei aseta muita kuin välttämättömiä evästeitä ennen kuin hyväksyt ne. Kävijäanalytiikka (Google Analytics) käynnistyy vain hyväksynnän jälkeen, eikä mainosevästeitä käytetä koskaan. Myös yhteystietosivun karttaupotus latautuu vasta hyväksynnän jälkeen. Kieltäytyminen on yhtä helppoa kuin hyväksyminen, ja valintasi tallennetaan omaan selaimeesi.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää niiden oikaisua tai poistamista, rajoittaa käsittelyä ja peruuttaa suostumuksesi. Ota yhteyttä: info@viisumit.fi. Poistamme tiedot pyynnöstä, ellei laki velvoita säilyttämään niitä.
Valitusoikeus
Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).